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आज इस टेक्नोलॉजी के जमाने में हम सभी ई-मेल का यूज करते हैं फिर वे चाहे पर्सनल हो या प्रोफेशनल। हम हमारे पर्सनल मेल अपने फ्रेंड्स या रिलेटिव्स को ही भेजते हैं जिसमें हमारी पर्सनल बाते होती हैं। जबकि प्रोफेशनल ईमेल हमारे काम से जुड़े होते हैं जिनमें हमें बेहद ही सावधानी का ध्यान रखना होता है। किसी को भी मेल करते समय हम शायद ही कभी सोचते हैं लेकिन हम आपको बता दें कि मेल करने के भी कुछ तरीके होते हैं। जिनकी मदद से आप बेहतर तरीके से मेल कर सकते हैं। आज हम आपको बताने जा रहे है ईमेल भेजने के ऐसे टिप्स जिनकी मदद से आप बेहतर तरीके से मेल भेज सकते हैं।….

 

सब्जेक्ट

किसी भी मेल को भेजने के पहले सब्जेक्ट लाइन बहुत जरूरी होती है। आप अपने मेल को सब्जेक्ट लाइन से हाईलाइट कर सकते हैं। जिससे ईमेल रिसीव करने वाले को आपका मेल बेहतर तरीके से समझ आता है।

 

उपसर्ग

आपके द्वारा भेजे जा रहे मेल में उपसर्ग का सही यूज करें। जैसे मिस्टर, मिस और मिसेस इनके अलावा हम अपने प्रोफेशनल मेल में सर या मैडम लिखा जा सकता है।

 

चेक करें स्पैलिंग

आप अपने मेल को सेंड करने से पहले किसी व्यक्ति विशेष के नाम की स्पैलिंग को सही है चेक कर लें कि कहीं वह गलत तो नहीं लिखा गई है। क्योंकि गलत नाम से भेजे गए मेल से रिसीव करने वाले व्यक्ति को बूरा भी लग सकता है।

 

इंट्रोडक्शन

अपने मेल को इंट्रोडक्शन से शुरू करें जिसमें आप किसी इशू को हाईलाइट भी कर सकते हैं। आप अपने पर्सनल मेल की शुरूआत रिसीवर के हाल चाल पूछकर भी कर सकते हैं।

 

सीधी बात

अपने ईमेल में डायरेक्ट बात करना ज्यादा ठीक होता है, क्योंकि बात को ज्यादा घुमाने फिराने के बजाय जो मुद्दा है उसे पूरी तरह क्लियर करें।

 

रिप्लाई ऑल

अगर आपके ईमेल में कई सारे लोग शामिल हो, तो मेल करते समय ज्यादा सावधानी की जरूरत होती है। अगर जरूरी न हो तो रिप्लाई ऑल करने के बजाय मेल उसे ही भेजे जिससे संबंधित हो।

 

भाषा

अपने द्वारा भेजे जाने वाले मेल में सही भाषा का यूज करें। मैसेज की भाषा या टूटी-फूटी इंग्लिश से आपके मेल पर बुरा प्रभाव पड़ता है।

 

जरूरी नहीं हर बार रिप्लाई

सभी मेल का रिप्लाई करना जरूरी नहीं होता है। इसके बजाय आप रिसीप्ट को एकनॉलेज कर सकते हैं।

 

लिखें थैंक्स

अपने मेल में हमेशा थैंक्स, रिगार्ड्स या सिंसयरली जरूर लिखें।

 

नाम जरूर लिखें

अपने द्वारा भेजे गए मेल में अपना नाम जरूर लिखें यह रिसीवर के लिए बेहद जरूरी होता है।